Jak być dobrze zorganizowanym?
Czy można jednocześnie pracować, studiować, realizować pasje, mieć czas dla przyjaciół, rodziny i dla siebie? Wydawać by się mogło, że połączenie w efektywny sposób tylu różnorodnych aktywności ociera się o niemożliwość. A ja pokażę Wam prosty sposób, dzięki któremu można pogodzić te wszystkie aspekty!
Zaświadczam, że ten sposób działa! Stosuję go od ponad 2 lat i dzięki niemu jestem w stanie pogodzić doktorat z chemii (w ramach którego nie tylko prowadzę badania w laboratorium, ale również uczestniczę w zajęciach dla doktorantów, jestem w komitecie organizującym międzynarodową konferencję, prowadzę zajęcia dla studentów oraz angażuję się w inne naukowe projekty), stacjonarne studia z kulturoznawstwa (to nie tylko zajęcia na uczelni, ale również dużo pracy z tekstami kultury w ramach prac domowych, pisanie pracy magisterskiej i przygotowania do obrony), realizację pasji muzycznych (ciągle piszę piosenki, nagrywam je w studio, pracuję nad nowymi teledyskami i występuję na różnych wydarzeniach), prowadzenie strony internetowej (to co prawda świeża sprawa, bo zaczynam dopiero trzeci miesiąc tej przygody, ale staram się również znajdować czas na tworzenie treści :)), kurs angielskiego (stałe podnoszenie kompetencji językowych jest dla mnie bardzo ważne i satysfakcjonujące), spotkania z przyjaciółmi i rodziną, randki z chłopakiem, a jeszcze w tym wszystkim znajduję czas dla siebie, kiedy to oglądam ulubione seriale, czytam książki, chodzę na zakupy czy oglądam śmieszne koty w internecie.
Ale do rzeczy! Sekret mojego świetnego zorganizowania tkwi w tym, że…
Codziennie robię TO DO LIST!
Co się kryje za słowami „TO DO LIST”? Jest to lista zadań do wykonania. Ja staram się robić taką listę każdego dnia. Dzięki temu o niczym nie zapominam, ale co ważniejsze – zbliżam się do realizacji większych celów! Co mam na myśli? Poniżej przykładowa TO DO LIST z komentarzem do każdego zadania:
- Przeczytać 20 stron literatury do pracy magisterskiej (zajmie mi to 20 minut, a zyskam dodatkową wiedzę i inspirację do pisania pracy. Przy częstym powtarzaniu tego zadania jestem w stanie przeczytać wiele książek!),
- Nauczyć się 5 nowych słówek z angielskiego (wydaje się, że to TYLKO 5 słówek, ale jeśli robi się to codziennie, to w ciągu tygodnia wzbogacam mój zasób słownictwa o 35 nowych słów! Miesięcznie jest to ok. 140 słów! To już robi wrażenie! :)),
- Znaleźć 3 nowe publikacje naukowe z zakresu fotokatalizy (tym samym poszerzam swoją wiedzę i szukam nowych inspiracji do badań naukowych. Przy okazji ćwiczę też angielski, bo właśnie w tym języku są publikacje, z których korzystam),
- Zrobić prezentację na przedmiot [X] (w ramach wielu przedmiotów zarówno na kulturoznawstwie jak i na doktoracie trzeba przedstawiać wyniki w formie prezentacji, a zatem jest to moje częste zadanie – staram się przygotowywać prezentacje w każdej wolnej chwili, czasem nawet miesiąc przed wystąpieniem),
- Przygotować wejściówkę dla studentów (Jednym z elementów mojej pracy w zakresie dydaktyki akademickiej jest przygotowywanie kartkówek, które studenci piszą co tydzień na początku moich zajęć),
- Wysłać próbki do analizy (zadanie to obejmuje: umieszczenie próbek w plastikowych probówkach, podpisanie probówek, zabezpieczenie próbek przed zniszczeniem lub otwarciem, zaadresowanie koperty, zaniesienie przesyłki do biura administracji),
- Nauczyć się nowej piosenki (lista piosenek, których chcę się nauczyć aby nagrać je w formie coveru lub śpiewać podczas występów wciąż się wydłuża, dlatego staram się również znaleźć czas na taką aktywność :)).
Jak widzicie, są to drobne zadania, które przybliżają mnie do realizacji większych celów.
Problem z motywacją
Oczywiście, zdaję sobie sprawę, że jeśli Wasze TO DO LIST zawierają dużo trudnych, czasochłonnych zadań, to znalezienie motywacji do ich realizacji może być trudne. W takim wypadku mam dla Was dwie wskazówki, które mogą ułatwić sprawę:
- Czasochłonne i wymagające większej energii zadania warto podzielić na mniejsze zadania! O wiele łatwiej jest czytać codziennie przez tydzień po 20 stron trudnej lektury niż jednego dnia 140 stron.
- Realizację zadań z TO DO LIST warto zacząć od najłatwiejszego zadania! Jak powszechnie wiadomo, najtrudniej jest zacząć. Więc jeśli na pierwszy ogień będziemy chcieli wziąć jakieś kolosalnie duże zadanie, może się to skończyć zniechęceniem, a tym samym niepowodzeniem. Łatwiej jest zacząć od prostych zadań (np. Nauczenie się 5 nowych słówek z angielskiego). Tym samym rozruszamy trochę szare komórki i przygotujemy się do kolejnych, nieco trudniejszych zadań. Co więcej, z psychologicznego punktu widzenia, każde małe zwycięstwo (w tym przypadku wykonanie zadania) powoduje poprawę nastroju, co napędza nas do realizacji kolejnych zadań. Więcej na ten temat przeczytacie w ciekawym artykule autorstwa Michaela Hyatta, który jest autorem książek o przywództwie, produktywności i wyznaczaniu celów (LINK).
Od czego zacząć?
Problemem może okazać się samo wyznaczenie poszczególnych zadań, które będą istotne dla realizacji jakiegoś celu. A zatem, podstawą powinno być opracowanie planu działania. Można to zrobić na wiele sposobów. Jednym z nich jest wykorzystanie strategii Vonneguta, która, najprościej mówiąc, polega na planowaniu od końca. Mając określony cel, cofamy się w czasie aż do obecnej chwili, planując kolejne czynności. Poniżej podaję przykład ze świata nauki (bardzo ogólny), jak taki plan może wyglądać:
Cel: Napisać publikację na podstawie przeprowadzonych badań
- Wrzesień: wysłanie publikacji do czasopisma
- Sierpień: wysłanie publikacji do promotora
- Sierpień: przeprowadzenie analizy wyników
- Lipiec: opisanie wyników badań
- Czerwiec: napisanie części teoretycznej publikacji
- Maj: napisanie części eksperymentalnej publikacji
- Maj: przeprowadzenie dodatkowych badań fizykochemicznych
- Kwiecień: przeprowadzenie dodatkowych badań potwierdzających aktywność produktu
- Kwiecień: wysłanie próbek do analizy fizykochemicznej
- Marzec: zastosowanie otrzymanego produktu w reakcji
- Marzec: przeprowadzenie wstępnych badań strukturalnych otrzymanego produktu
- Luty: znalezienie źródeł literaturowych niezbędnych do napisania części teoretycznej
- Luty: optymalizacja metody syntezy
- Styczeń: opracowanie technologii syntezy produktu
Dzięki takiemu rozpisaniu poszczególnych zadań łatwiej jest planować codzienne czynności (w formie TO DO LIST), prowadzące do realizacji mniejszych, miesięcznych celów.
A jaki jest Twój cel?
„By spełniły się nasze marzenia TRZEBA DZIAŁAĆ i mocno uwierzyć” śpiewam w mojej piosence „Marzyciele”. Uważam, że kluczowe jest zamienianie marzeń w cele, do których prowadzi realizacja poszczególnych zadań.
Mam nadzieję, że ten wpis będzie dla Was inspiracją by realizować nawet najbardziej złożone zadania! Dzięki opisanym przeze mnie metodom staje się to naprawdę proste! Oczywiście nie są to jedyne możliwości działania! Jeśli macie własne sposoby pomagające w dobrej organizacji i realizacji zadań to podzielcie się w komentarzu! Każda dobra rada jest na wagę złota! 🙂
Świetny i konkretny artykuł !
Jeśli chodzi o moje planowanie to krótkoterminowo nie jest ono najlepsze 🙂
Staram się przede wszystkim nie skakać z kwiatka na kwiatek, tylko każdego roku powtarzać o tych samych porach te same czynności.
Minimalizuje to czas poświęcany na zastanawianie się co mam robić, a jedynie pozostaje zaplanować „jak mam robić”
Każdy rok mniej więcej ma swoją charakterystykę, więc mam mniej więcej sprecyzowane cele gdzie chcę dojść w życiu, oraz mam policzone, czy to co robię i czy sposób w jaki robię pozwala osiągnąć ten cel. (oczywiście zdarzają się sytuacje takie jak pandemia i wojna, które mają moc zburzenia mojej metody), ale w gruncie rzeczy strategia prowadzi do celu, który sobie założyłem.
Także dla mnie najlepszą metodą na osiąganie celów jest przemyślana i realizowana długoterminowo strategia. Dzięki temu raz na kilka miesięcy sprawdzam jak mi poszło i wyciągam wnioski. Jeśli poszło mi lepiej niż w zeszłym roku, to nie wprowadzam zmian, a jeśli gorzej to wprowadzam 🙂
Opracowanie takiej strategii pozwala w NORMALNYCH czasach nie przejmować się zbyt bardzo tym, że na przykład poświęcam dużo czasu na rodzinę, granie w gry i inne POD WARUNKIEM jeśli wszystko jest robione na czas 🙂
Wow! Jestem pod wrażeniem! 😀
Jak najbardziej zgadzam się, że w przypadku powtarzających się cykli zadań, Twój sposób jest świetny!
Dla mnie osobiście, stworzenie sprecyzowanej strategii jest dosyć trudne, bo podejmuję się różnorodnych projektów (czasem dosyć spontanicznie), a moja praca również pełna jest niespodzianek i zmieniających się warunków, dlatego skupiam się bardziej na krótkoterminowych celach poprzez codzienne wykonywanie zadań z mojej To Do List, ale to wszystko prowadzi oczywiście do realizacji większych celów! 😀
Dzięki za komentarz i powodzonka! 😉